보고 문서를 작성하면서 잊지 말아야 할 것들

직장생활을 하면서 이런 저런 보고문서를 만들게 된다. 맡은 업무에 따라서 자주, 많이 만드는 사람도 있고 작성 빈도가 낮은 사람도 있게 마련이지만 보고문서가 직장생활의 큰 부분임을 다들 잘 안다.

그러다 보니 보고문서를 잘 만드는 법, 보고를 잘하는 법, 보고를 하기 위한 기술 (주로 소프트웨어 사용법)들에 대한 책도 있도 전문가도 많지만 내가 직장 생활을 통해서 느낀 바를 써 보고자 한다.       

 

먼저 보고서의 제목이다. 

나는 이미 조직이 잘 자리 잡은 곳에서 직장 생활을 시작했기 때문에 내가 먼저 무언가를 기획/제안하기 위해서 보고서를 작성한 경우는 거의 없고 대부분이 지시에 의해서 문서를 작성했다. 그러다 보니 작성할 문서의 제목이 이미 결정되어 있는 경우가 대부분이었다.

하지만 이 경우에도 지시 사항을 보다 잘 이해하고 앞으로 처리할 업무의 범위를 명확히 하기 위해서는 보고서의 제목을 깊이 생각해서 결정해야 한다. 

나는 이런 경우에 먼저 지시사항을 제목으로 정한 뒤에 보고의 배경과 목적을 써 보면서 무엇을 할 것인지를 그려본다. 누군가가 시킨 일이기 때문에 배경과 목적이 있기는 하지만 그걸로는 부족한 경우가 대부분이다. 그리고 그 일을 하면 좋기는 할 것 같은데 글로 쓰기가 명확하지 않은 경우도 많다. 

본인이 어떤 현상에 대한 문제를 인식하고 보고서를 작성한다면 배경과 목적이 명확하겠지만 그런 경우에도 생각을 다듬고 앞으로 할 일을 명확히 규정 짓기 위해서는 이 부분을 잘 작성하는 것이 중요하다. 이 부분이 잘 작성되면 보고서 제목도 거의 완성된다. 물론 보고서 제목은 문서를 작성하면서 계속 수정하는 것이 좋다. 

"왜 이 문서를 작성하는가? 이 문서로 무엇을 할 것인가?"하는 부분은 문서를 작성하면서 계속 고민해야 할 부분이지만 특히 제목/배경/목적을 작성할 때 잠시도 잊지 말아야 할 부분이다.              

다음은 보고서의 몸통이다.

몸통은 각자가 속한 조직 특성과 보고서 내용에 따라서 천차 만별이 되겠지만 이 부분에는 제안자의 업무실행 계획이 담기는 부분이다. 따라서 가장 고민해야 할 부분은 보고 후 일을 해나갈 때 매뉴얼로 사용이 가능한가 하는 부분이다. 

멋진 말과 장밋빛 꿈으로 보고는 잘 마쳤는데 그 후에는 절대로 보지 않을 보고서라면 분명히 잘못된 보고서라고 생각한다. 어쩔 수 없는 경우를 제외하고는 이 보고서로 인해서 불필요한 문서가 계속 만들어지는 일은 꼭 막아야 한다. 그리고 일을 추진하면서 곁에 두고 보면서 일을 처리할 수 있어야 한다. 

보고가 끝난 뒤 "아차! 이게 빠졌네!" 하면서 보완 문서를 계속 작성하는 경우가 있는데 어쩌다가 한번 그런 일이 생기는 것은 사람이 하는 일이라 어쩔수 없다고 쳐도 자꾸 그런 일이 생기면 같이 업무를 처리하는 동료들도 부담스럽기 마련이다. 특히 그 문서를 바탕으로 조직 구성원들을 괴롭힐, 즉, 많은 사람이 참여할 프로젝트라면 사소한 실수가 엄청난 혼란과 낭비를 초래할 수도 있다.    

나는 이 부분을 작성할 때 내가 없더라도 이 보고서만 보면 다른 사람이 업무를 처리할 수 있도록 하자는 마음으로 작성한다. 앞서 말했듯이 매뉴얼을 작성한다는 자세로 작성한다. 나만 이해하는 문서라면 업무 문서가 될 수 없다. 

마지막은 기대효과와 후속조치이다. 

앞서 이야기 한 "왜, 이짓을 하고 있나?"를 깊이 고민해서 만든 보고서라면 이 부분은 당연히 따라나오게 된다. 하지만 처음에 생각지도 못했던 긍정적인 결과가 있을 수도 있으니 잘 생각해 봐야 한다. 아닌 말로 진짜로 열심히 일했는데 성과가 없다면 미안하지만 하지 말았어야 될 일을 한거다. 인력/시간/돈을 낭비하고 욕도 많이 얻어 먹을수 있다. 

실제 직장에서 "넌, 무얼 한다고 그리 바쁘냐?"라고 남들이 이야기 할 때 당장 답변이 안되면 일 잘 못하고 있는거라고 생각한다.

따라서, 처음부터 "왜?"를 계속 되뇌이고, 효과에 대해서도 계속 상상하면서 이 부분을 작성해야 한다. 그리고 이 보고서에 뒤 따르는 조치가 있어야 한다면 꼭 명시를 해 두어야 한다. 후속 조치는 역시 매뉴얼을 작성하는 마음으로 써야 한다.        

덧 붙이면 문서 가독성도 중요하다.

즉 보고서를 읽기 쉽게 구성은 논리적으로 편집도 가능한 이쁘게 잘 만들어야 한다. 하지만 여기서 잊지 말아야 할 것은 시간 안배다. 당신이 영원히 살 것이고 보고서를 요구한 사람도 무한정 기다려 줄거면 이쁜 문서 작성에 혼을 바쳐도 좋지만 현실은 그렇지 않다. 문서 작성법을 평소에 연습해 두는 것은 좋지만 없는 시간을 쪼개어서 보고서의 형식에 치우치지는 말아야 한다.        

보고서를 다 작성했다면 이제는 평가를 받아야 한다. 먼저 오탈자. 가까운 직원에게 부탁해서 봐 달라고 한 뒤에 본인이 최종 검토를 하고 보고를 하러 들어가야 한다. 그리고 너무 당연해서 이야기를 안 했지만 보고서에 사용하는 모든 자료는 신뢰성/현실성/적합성이 있어야 하며 출처를 밝혀야 한다.   

학교 생활을 마치고 직장 생활, 사회 생활을 시작한다는 말은 글로 소통하는 생활을 시작한다는 것과 동일하다고 생각한다. 조직의 구성원이라면 보고서를 쓰는 것은 생활이다. 생활의 달인이 되어 보자. 물론 모든 종류의 시행 착오는 당연히 용서 되어야 한다.